קורה לא מעט שאני מגיעה לעסק ומגלה כי אחת מהבעיות בעסק היא חוסר בהגדרות תפקיד וחלוקת אחריות לא ברורה.
מסתבר כי לעיתים בעלי העסק, לפעמים מסיבות היסטוריות, לפעמים מתוך חשש מעימותים, משאירים דברים "עמומים" מבלי להגדיר באופן ברור את התפקידים, תחומי האחריות וגבולות הגיזרה של כל אחד מהעובדים והמנהלים.
נכון, בעסק קטן, כל אחד צריך לעשות יותר, ולא תמיד קל לחתוך בין תחומי האחריות השונים ולהגדירם באופן ברור, או כפי שאמר לי פעם בעל עסק:
"אצלנו זה כמו משפחה – כולם מחויבים להכל, וכולם עוזרים אחד לשני בכל מה שצריך"…
אכן נהדר כשזה קורה, אך פעמים רבות מצבים כאלו תורמים לחיכוכים מיותרים, לנושאים שלא מטופלים עד הסוף, ולשלל בעיות נוספות הנגרמות ממצב זה.
לכן כדאי ורצוי אחת לתקופה לשבת באופן מסודר, לבחון את המבנה הארגוני ותחומי האחריות לאור מטרות העסק והכיוון בו הוא הולך (מישהו אמר אסטרטגיה ולא קיבל?) ולוודא כי קיימים כל התפקידים הרלוונטים והנחוצים לעסק, וכי כל תחומי האחריות מכוסים על ידי כל בעלי התפקידים.
כידוע – משפחה לא בוחרים, ובני משפחה יכולים להמשיך שנים לחיות זה לצד זה תוך כדי חיכוכים בלתי פוסקים או כאלו שלא טופלו\נפתרו…
אבל בעסק שלנו, לעומת זאת – עובדים טובים עשויים לעזוב, תהליכי עבודה עלולים להיפגע, וכתוצאה מכך תיתכן פגיעה גם בתוצאות העסקיות, במוניטין, בלקוחות ועוד.
הגדרת תפקידים נכונה ותחומי אחריות בהירים תאפשר התנהלות עסקית טובה יותר ותקדם את העסק אל עבר המטרות האסטרטגיות שלו באופן חלק וקל יותר.
הדרך להתחיל ולעשות זאת היא:
1. הגדרה מהו המבנה הארגוני הנכון לעסק?
2. הגדרת כל הפונקציות הנדרשות בעסק. האם כולן משוייכות לאדם שאחראי לביצוען?
3. ביצוע אפיון והגדרת תפקיד מדוייקת לכל תפקיד. מה המשימות שיש לביצוע בכל תפקיד?
4. מעבר על כל התפקידים ומינוי אחראי לכל תפקיד. ייתכן כי עובד\מנהל אחד יהיה אחראי על מספר תפקידים.
חלוקת תפקידים ברורה יוצרת סדר, בהירות מונעת חיכוכים מיותרים (ופיספוסים מיותרים מול לקוחות או ספקים) ומאפשרת לעסק לנוע בצורה טובה ויעילה יותר אל עבר מימוש החזון והאסטרטגיה שהוא הציב לעצמו.