כמו כל שנה הגענו לרבעון האחרון של שנת הכספים בעסק, וצריך להסתכל קדימה לקראת השנה הבאה עלינו לטובה ולהתחיל לעסוק בדבר הזה שנקרא "תכנון קדימה"…
בחברות גדולות זהו תהליך מובנה המתרחש כל שנה באופן מסודר, בעוד שבחברות קטנות ובעסקים משפחתיים לרוב מתקשים להתפנות לזה בעסק, ובדרך כלל "רצים קדימה" עם איזשהו תכנון כללי שמתקנים תוך כדי תנועה מדי פעם, ולפעמים זה אפילו עובד 🙂
אבל, ככל שהעסק גדל, למרות ש"אין זמן" ו"כולם עסוקים" תמיד, חשוב מאוד ליצור איזשהו בסיס של תכנון, שמסתמך על היעדים והמטרות של החברה לרוחב כל הגיזרה.
אז איך מתחילים?
קודם כל כדאי לבקש ממנהלי המחלקות השונות בעסק לשבת ולחשוב על מה הם היו רוצים שיקרה במחלקה שלהם, או בתחום אחריותם בשנה הבאה, כדי שבכל זאת תוקדש קצת מחשבה לעניין לפני שכולם מתכנסים יחד.
לאחר מכן כדאי להקדיש מספר שעות לישיבה ייעודית בהשתתפות המנכ"ל \ הבעלים וכן צוות המנהלים של העסק.
בישיבה זו יציג המנכ"ל את הנושאים הבאים:
– סקירה כללית של השנה שחלפה מבחינת הישגים, הצלחות, ואתגרים.
– יעד המכירות הכללי של החברה
– יעדי המכירות לפי מחלקות, או לפי מוצרים, או לפי אזורים – בהתאם לאופי החברה.
– יעדים איכותיים ואסטרטגיים של החברה לשנה הקרובה
לאחר מכן כדאי לתת את רשות הדיבור לכל אחד מהמשתתפים על מנת לשמוע מה הוא או היא כתבו כמשימות שחשובות בעיניהם לשנה הקרובה, לתת לאחרים להביע דעה ואולי להוסיף רעיונות משלהם, וכמובן שגם מקומו של המנכ"ל או הבעלים לא נפקד ורצוי שיביע את דעתו והאני מאמין שלו.
בסופו של התהליך נוצרת רשימת משימות לכל מחלקה לשנה הקרובה.
רצוי להגדיר לכל משימה:
- מהם המדדים להצלחה לכל משימה?
- מה הלו"ז להתחלה ולסיום?
- אם נדרש תקציב לביצוע לציין מה התקציב.
לאחר שיש לנו את קובץ התכנון השנתי מחולק לפי המנהלים \ המחלקות השונות בחברה – כדאי להיפגש כל הצוות באותו פורמט לפחות פעם ברבעון על מנת שיהיה אפשר לראות:
- איך כל אחד התקדם עם המשימות שלו?
- האם דרוש עדכון?
- אולי יש משימות נוספות שחשוב להוסיף לרשימה?
- וכדומה.
אז נכון, לא את כל המשימות נצליח לבצע. חלקן יעברו לרבעון הבא, לשנה הבאה…
אבל בוודאות נעזור לעסק לעבוד מסודר יותר ולהגיע ליעדים שלו בקלות רבה יותר.
בהצלחה!