אחת הבעיות השכיחות בעסקים היא ניהול נכון של תזרים מזומנים, או בכלל שימוש בתזרים המזומנים ככלי ניהולי בעסק.
כאשר העסק קטן, יש מעט לקוחות וספקים ואפשר לנהל את ההכנסות וההוצאות באופן פשוט יחסית ומבלי להתחייב לשיטה או סדר מסויימים.
הבעייה מתחילה כאשר העסק צומח, מס' הלקוחות גדל ובמקביל גם ימי האשראי הניתנים ללקוחות, כאשר במקביל מתרחש גידול גם בספקים ובשאר ההתחייבויות – למשל גידול במספר העובדים בעסק.
לעיתים החוסר בניהול מסודר מתבטא גם בקושי בגבייה.
התוצאה של כל אלה הוא פער מימוני הולך וגדל שבדרך כלל גורם לעסק לפנות לבנק בבקשת אשראי.
אם תוך כדי כך מתרחשת גם ירידה עונתית או אחרת במכירות- העסק עלול להיקלע למצב של סף משבר.
הדרך להימנע ממצבים כאלו היא קודם כל ניהול נכון שיאפשר שליטה טובה ויאפשר מוכנות לתרחישים הכספיים העתידים לבוא. איך עושים זאת?
ניתן להשתמש בתוכנה ייעודית לניהול תזרים או בקובץ אקסל שהוכן לצורך כך אבל העיקרון זהה:
- מתחילים ביתרה שבבנק בתחילת החודש
- מציינים את ההוצאות קבועות ע"פ התאריכים בו הן צפויות לקרות (בחובה)
- מציינים את הההמחאות או ההעברות הצפויות לספקים ע"פ התאריכים בו הן צפויות לקרות (בחובה)
- מציינים את ההמחאות או ההעברות של משכורות העובדים בעסק ע"פ תאריכי התשלום הצפויים (בחובה)
- מציינים את ההכנסות שאנו צופים מהלקוחות ע"פ תאריכי התשלום הצפויים (בזכות)
- כמובן גם את ההוצאות הצפויות למוסדות (מע"מ, מס הכנסה, ביטוח לאומי) גם אם מדובר בהערכה גסה ביותר.
כלל האצבע שצריך להנחות אתכם: אם לא בטוחים בגובה ההוצאה – מעריכים כלפי מעלה. אם לא בטוחים בגובה ההכנסה- מעריכים כלפי מטה.
בעצם מה שמשתנה מחודש לחודש זה הצ'קים לספקים (אותם כותבים בתזרים כאשר כותבים את הצ'ק) והצ'קים הצפויים מלקוחות, או ההכנסות הצפויות מהלקוחות – גורם שניתן להעריך גם אם לא יודעים בוודאות, ולעדכן ככל שהימים חולפים והתמונה מתבהרת.
התוצאה שמתקבלת כאשר עושים זאת באופן שוטף היא המצב הצפוי בבנק בכל רגע נתון.
לדוגמא – נוכל לצפות שבעוד שלושה שבועות נזדקק למימון ביניים של שבועיים שלאחריו המצב יחזור להיות רגיל ונרד אל מתחת למסגרת האשראי הרגילה.
כדי להיערך ולמנוע מצב זה נוכל להגביר את הלחץ בגבייה, לדחות קצת את תאריכי התשלום לספקים ואף לפנות לבנק מראש באופן מסודר עם בקשת אשראי מוגדרת ותחומה בזמן.
לנוחותכם ניתן להוריד מכאן קובץ עבודה באקסל לניהול תזרים.
בהצלחה!